＠dream編　スケジュールマスタ　5、オンライン接客アシスト機能

5	オンライン接客アシスト機能の追加　2020年8月31日　Progre賃貸版Ver.8.20.2　売買版Ver.9.20.2

スケジュールマスタにオンライン接客アシスト機能が
2020年8月31日　Progre賃貸版Ver.8.20.2　売買版Ver.9.20.2より追加されました。

ご利用いただけるアプリは、「Zoom」「Skype」になります。


Zoom	Skype
Zoom公式HPはこちらから	Skype公式HPはこちらから

※各アプリの仕様などは弊社ではわかりかねますので、公式HPでご確認いただくか
　　各アプリ会社へお問い合わせくださるよう、お願いいたします。

※Zoom・Skypeでオンラインでお客様と接客する場合、パソコンにカメラとマイクのご用意が別途必要となります。
　お近くの量販店などにご相談の上、ご用意ください。

5-1	オンライン接客アシスト機能の流れ

オンライン接客アシスト機能は、顧客スケジュールにZoom・Skypeの予約した会議URLを登録し
お客様へオンライン接客日時・アクセス情報をメールにてお知らせすることができます。

1.各サービスでオンライン接客の予定を作成する

不動産会社

各アプリ（Zoom・Skype）へアクセスし会議の予約を取得します。


接客の予定を作成する場合		接客の予定を作成しない場合

２．顧客データにオンライン接客の予定を登録する

不動産
会社

顧客カルテもしくはスケジュールマスタから
登録をしていく。

賃貸版

売買版

３.オンライン接客の案内メールを送信する
　　（1回目）（手動）

お客様へオンライン予約内容のお知らせメールを送ります。
※手動のため、ひな形を選択することができます。
※ひな形を複数登録していない場合は、
　デフォルトのひな形でメールを送ることになります。

不動産
会社

賃貸版

売買版

作成したスケジュール画面より
メールを送信します。

お客様

４.メールでお知らせと送信（自動）

オンライン接客の日時確認のために送信されます。
※既定のひな形が送信されます。
※ひな形が１つの場合、手動で送るメールと
　　同じものが送信されます。

賃貸版

売買版

お客様へオンラインの案内メールを送信
　（２回目）（自動）

設定されたリマインダーメールが送信されます。

お客様

予定日前の指定日時に
ポップアップとBCCメールでお知らせ

ポップアップ

※BCCに追加している場合のみ

不動産
会社

＠dreamにスケジュールを登録を行わないため
オンライン接客のメールを送信する場合は、
顧客カルテやドリームメーラー・既定のメーラーなどから
メールを作成し送信をしてください。
　
※顧客カルテやドリームメーラーからの新規作成時
　「オンライン接客アシストメール」ひな形を
　呼び出すことができますが、URLは入っておりません。
　Zoom・Skypeで取得したURLをコピーペーストし、
　メールを送信してください。

顧客へ、オンライン接客の案内メールを送信する（手動）

不動産
会社

賃貸版

売買版

メール

お客様

5-2	パソコンにZoom・Skypeをインストールする

オンライン接客をするためには、アプリがパソコンにインストールされている必要があります。
各アプリ公式ページにて紹介されておりますので、下記よりダウンロードとインストール等してください。


Zoom	Skype
Zoom公式HPはこちらから	Skype公式HPはこちらから

■Zoomのインストール方法

　Zoomサポート：アプリインストール方法（PC版）で紹介されておりますので
　こちらをご確認ください。

■Skypeのインストール方法

　Skype の使い始め方を教えてください。 | Skype サポートで紹介されておりますので
　こちらをご確認ください。

5-3	リマインダーメール送信設定をする

どのパソコンからオンライン接客のメールを送信するか設定を行っていきます。
＠dreamが起動されていないとリマインダーが作動しませんので、
常に起動しているパソコンで設定することを推奨いたします。
＠dreamが起動できている状態でしたら、メイン・サブどちらでも設定することができます。

※パソコンを入替えた場合、　再度【リマインダーメール送信PC設定】が必ず必要になります。

※今回は賃貸版でご紹介いたします。
※送信させたいパソコンから設定作業を行ってください。

１．メイン画面＞「ツール」＞「環境設定」

　→　

PW設定をしている場合は、設定しているPWを入れる
設定していない人は、空の状態で「OK」クリック

２．タスクトレイ＞「オンライン接客のリマインダーメール設定」項目＞「送信する」にチェック
　※「タスクトレイに常駐しない」にチェックしている場合は、外さないと
　　　お知らせ通知・リマインダーメールの送信は行われませんので、ご注意ください。

３．「メール送信設定」をクリック

４．「リマインダーメールの送信時刻設定」を決める
2回目のオンライン接客メールを送信するタイミングを決めることができます。

※ドリームメーラーご利用の場合のみリマインダーメール送信ができます。

※オンライン接客予定が「メール送信時刻」後や当日スケジュール登録した場合は、
　　メールは送られないのでご注意ください。

５．「リマインダーメール送信PC設定」をする

①「このPCで送信を行う」をクリック

※パソコンを入替えた場合、
　　再度【リマインダーメール送信PC設定】が
　　必ず必要になります。

②「送信実行PC変更」画面＞大丈夫なら「はい」クリック

③「本当によろしいですか？」と聞かれるので、大丈夫なら「はい」クリック

④設定ができたので「OK」をクリック

※保存しないと確定にはなりません。

⑤「保存」をクリック

※パソコンを入替えた場合、
　　再度【リマインダーメール送信PC設定】が
　　必ず必要になります。

６．オプション

お客様に送信されるメールを任意のメールアドレスに受信させることができます。

「メール送信時に下記アドレスをBCCに追加する」にチェックし
任意のメールアドレスを入れ、「保存」してください。

※BCC追加していない場合は、
　リマインダーメール送信はお客様にのみ届きます。

７．システムデータを保存する

環境設定画面に戻ってきたら、「OK」をクリック＞「はい」をクリック

以上で送信するパソコンの設定、リマインダーメール送信設定は完了しました。
引き続き、オンライン接客予約作成をしてください。

5-4	オンライン接客の予定作成をする

お客様とオンライン接客の日程が決まったら、スケジュールマスタに予定を登録していきます。
予定を登録しない場合は顧客カルテからメールを送信して作業は完了となります。

※「リマインダーメール送信PC設定」をしていないと、送信することができませんので
必ず、先に設定をしてから下記作業に進んでください。
※リマインダーメール送信設定ができるのは、ドリームメーラーご利用の場合となります。

今回は顧客カルテからのオンライン接客を登録していきます。

１．顧客カルテ＞オンライン接客予定の顧客を選択

２．スケジュールタブより、オンライン接客予定日をWクリックする　　※ここでは9/1を選択

３．「新規スケジュールを作成しますか？」＞「OK」で進んでください。

４．「オンライン接客」にチェックを入れる

①【オンライン接客】にチェックを入れてください。

②「①」でチェックを入れるとオンライン接客用の項目が
　　表示されます。

※その他の項目説明はこちらから

５．「指定時間」を設定する　※プルダウンより指定の時間を選択してください。

６．利用する「webサービス」を選択＞「開く」クリック
※プルダウンよりZoom・Skypeを選択してください。

■Zoomの場合			■Skypeの場合
①「開催日時」「所要時間」を入れる ※Zoom基本プラン（無料）は3人以上の場合　　40分の制限時間が適応されます。			①「無料の会議を作成」クリック
②「保存」をクリック			②コピーアイコンをクリックしURLをコピーする
③①「ミーティングID」②「パスコード」　③「Invite Link」を各々コピーしていく

７．「オンライン接客URL」に右クリック＞貼り付け　　※オンライン接客URLやミーティングID・、ミーティングPasswordが入っていないと　　　　送信メールが不完全な状態でお客様に送られてしまうので、ご注意ください。
①「ミーティングID」②「パスコード」 ③「Invite Link」を各々貼付けをしていく			コピーしたURLを貼り付ける。 ※Skypeはオンライン接客URLだけでOK

８．「完了」をクリック

5-5	オンライン接客の案内メールを送信する（1回目）（手動）

「リマインダーメール送信PC設定」をしていないと、送信することができませんのでご注意ください。
※リマインダーメール送信設定ができるのは、ドリームメーラーご利用の場合となります。

Zoom・SkypeのURLなどの登録をし「完了」をクリックするとメールのひな形が起動します。

※1回目の送信は「手動」になるので、既定のメーラーでもスケジュールより送信することが可能です。

１．ひな形や署名が複数登録がある場合は、利用したいひな形・署名を選択し「OK」をクリック

※メールのひな形を追加したい場合は、こちらをご確認ください。

２．メッセージ内容を確認し、大丈夫なようなら「送信」をクリック

３．オンライン接客の予約が完了しました。
　顧客カルテの接客履歴に、送信した日時が登録されます。

5-6	オンライン接客アシスト機能　スケジュール画面項目説明

ここでは、オンライン接客アシスト機能　スケジュール画面項目説明をさせていただきます。

メール本文に反映する項目の確認やリマインダー送信の個別停止することもできます。

①リマインダーメール状況
プルダウンより「未送信/送信済み」に切り替えることができます。

※スケジュールポップアップは出したいが、
　リマインダーメールは送信したくない場合は
　「送信済み」＞「保存」をしてください。

②「対応済み」「未対応に戻す」が切替できます。

対応済み：			リマインダー送信が停止されます。
未対応に戻す：			リマインダー送信設定済みで「①未送信」の場合に限り予定日時に自動送信されます。
※「対応済み」にすると、　スケジュール自体が「対応済み」となるため　スケジュールポップアップ・リマインダー送信はされないので　ご注意ください。

③対応日：「②対応済み」にすると自動で入ります。
　※手動では入れることができません。
　※「未対応に戻す」と日付は抜けます。

④メール送信：
　オンライン接客のメールを再度送信することができます。（手動）

⑤予定日：オンライン接客対応予定日を入れます。

⑥指定時間：オンライン接客予定時間

⑦オンライン接客URL：
　※Zoom・Skypeにより入る内容が異なります。

⑤・⑥・⑦はメールひな形に固定キーが設定されており
内容がメール本文に反映されます。

※メールのひな形を追加・編集や固定キーに関しては
　こちらをご確認ください。

5-7	予定日前の通知・メールお知らせとオンライン接客の案内メールを送信する（２回目）（自動）

リマインダーメールの送信設定をしている場合、設定した日時にメールが送信されます。
（リマインダーメール送信設定はこちら）

※リマインダーメール送信設定ができるのは、ドリームメーラーご利用の場合となります。

設定した時間になると、既定のひな形がリマインダーメール送信されます。
※何らかの理由（PCやdreamが起動していなかった）で送信ができない場合は、
　未送信メールを1時間（おおよそ15分ごと）監視するので
　その時間内に起動ができれば、自動的に送信することができます。

それ以上時間が経ってしまうと送信がされないので、＠dream起動忘れには、ご注意ください。

※タスクトレイに常駐していることが条件になります。設定はこちらをご確認ください。

１．リマインダー送信ポップアップ（お知らせ）

リマインダー送信時、Winodowsのポップアップでお知らせが出ます。
すぐに消えてしまいますが、リマインダー送信結果がこの後に出るので
送信状況はそちらで、ご確認ください。

２．オンライン接客リマインダーメール送信結果

送信（失敗）がされると、下記のような画面が表示されます。

３．お客様に届く、リマインダー送信メール内容

送信される内容は、「オンライン接客アシスト」のひな形が規定になっているものです。
ひな形を増やす場合で、リマインダーメールで送信したい場合は
必ず、ひな形を「規定」にするようにしてください。

※メールのひな形を追加したい場合は、こちらをご確認ください。

４．リマインダーメール状況
　　「送信済み」になりました。

５．オンライン接客の事前確認メールが完了しました。

おまけ	オンライン接客バナー配布

保守ユーザー様専用ページにて、ホームページ上に表示するバナーを配布しております。

サイズは４タイプ200×100　/　250×150　/　710×80　/　630×190
カラーは下記イメージよりご確認ください。

バナーダウンロードはこちらから

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