メール追客は大切だし今後も取り組んだ方がいい

 

現在はSNSなどのコミュニケーションツールを使ったやりとりが増えていますが、
メールの利用者が減っているわけではなく、ビジネスでは今なお主流です。

 

第2回ブロック勉強会メインテーマが「メール追客」になっているので、
今回はあらためてメールの重要性について考えてみたいと思います。

 

 

メールはネット上の仕組み

 

メールは多くのメールサーバーが連携することで成り立つインターネット上の「仕組み」。
利用しているプロバイダーやキャリアなどの垣根に関係なくやり取りすることができ、
LINEなど企業が提供している「サービス」と違い、終了や仕様変更の心配もありません。

 

履歴が残って検索もしやすく、詳しい情報を伝えることにも適しているため、
ビジネスシーンを中心に、メールは今も広く活用されています。

 

 

メールは最も利用者の多いチャネル

 

総務省の調査によるとインターネット利用目的で最も多いのが「電子メール送受信」で、
ほぼすべての年齢層で高くなっていることが分かります。

 

インターネットの利用目的は、「電子メールの送受信」が最も多い総務省 平成30年度版 情報通信白書

 

また別の調査では、企業からの情報を受信しているチャネルとして、
「メール」の利用率が最多73.8%という結果も出ています。

 

メールの利用率が73.8% と最多。LINE が52.2%、アプリが21.9% と続く。ユーザーが利用する主な情報受信チャネルはメールとLINE の2 つといえる。メール&クロスチャネルユーザー動向調査2017

 

メールは世代を問わずアプローチしやすい重要なツールと言えますね。

 

 

上手な使い分けが大切

 

メールとSNS・・例えばLINEを比べた時、それぞれにメリットデメリットがあります。

 

メールは検索しやすく詳しい情報を伝えるのに優れ、データも残る反面、
反応はタイムリーにわかりませんし、送信したら取り消すこともできません。
一方でLINEはリアルタイム性が高く、気軽なやり取りも簡単にできますが、
長文に向かない、ブロックされやすい、添付データが残らないという面もあります。

 

メールだけでいい、LINEがあればいい。あるいはどっちがいい悪いではなく、
主に1対1のやりとりでコミュニケーションツールとして使う場合は、
相手のスタンスや伝えたい情報によって、上手く使い分けるのが大切です。

 

とはいえ、中長期にわたる顧客育成(覚えていてもらう、関係を築く)では、
メルマガや一括メール、ステップメールを活用した追客がまだまだ有効で、
最近は「メールマーケティング」として取り組んでいる企業も増えています。

 

次から次へと新規客を獲得することが以前にもまして難しくなっているので、
一度でも接点を持った顧客は大事。改めてメール追客を考えてみてください。

 

8月6日(火)に関東から始まる第2回のブロック勉強会のメインテーマは
「顧客化に欠かせないメール追客にあらためて取り組もう」となっています。
ぜひご参加ください。(9月以降の開催は順次、お申込み開始となります)

 

@dream全国ブロック勉強会スケジュール

 

 

 

 

スマホ時代だからこそ!PCから送るメールのポイント

 

LINEやメッセンジャーなどのコミュニケーションツールが広まる一方、
メール利用者は増えており、ビジネスでのメール活用は減る気配がありません。

 

ビジネスメールについては以前からマナーが必要とされていますが、
今回はスマホ時代だからこそ気をつけたい点を確認しておきたいと思います。

 

 

改行と行間

 

スマホ利用者が増えている昨今は、パソコンが主流だった一昔前とは違い、
メールが色々なデバイス(スマホ・タブレットなど)で読まれるようになりました。

 

一般的なビジネスメールマナーでは30字前後で改行がするのが望ましいと言われ、
明らかにパソコン間でのやりとりであれば、もちろん今も有効なマナーですが、
相手が何でメールを読むか分からない場合、ディスプレイサイズや表示倍率によって
見え方が変わってしまうため、最近ではそれを意識することも必要になっています。

 

不動産会社がお客様に送るメールは基本的にパソコンで書かれるので、
送られたメールがパソコン・スマホでどう見えるのか違いを見ていきましょう。

 

まずはパソコンで読みやすく改行を入れて書いたメールの場合。

 

パソコン重視で改行すると、横幅の限られたスマホでは文章途中で改行が入ってしまう

 

 

次に書きづらくてもスマホ重視で、段落ごとにしか改行を入れずに書いた場合。

 

スマホは読みやすいが、パソコンでは画面幅いっぱいに表示されて読みづらい

 

 

そして改行をほとんどしないで書いた場合。

 

改行がなさすぎると文字がキツキツで、パソコンもスマホも読みづらくなってしまう

 

 

このようにパソコンとスマホでは最適な改行が異なってくるので、
どちらで見ても読みやすいメールを書くのは正直、難しいのですね・・

 

ただこうしたことが視野に入っていると、自分のメールの書き方を見直して、
たとえば改行を少し減らしてみよう、少し行間をあけたらいいかもしれない、
と調整することで、最大公約数に近づけていくことができると思います。

 

ちなみに行間が多すぎても、スクロールが長く読みづらくなるので注意しましょう。

 

 

 

添付ファイル

 

図面資料や写真、書類PDFなどをメールに添付して送る場合も多いと思いますが、
こちらも従来のビジネスマナーに加え、スマホ時代ならではの配慮が必要です。

 

まずは添付データのサイズ上限ですが、一般的に2MB以内がマナーとされています。

 

大きなサイズのデータは受信に時間がかかり、迷惑に思われるかもしれませんし、
プロバイダやメールサービス、メールサーバーの制限で届かない場合も出てきます。
また、相手がWi-Fi環境のない外出先で受信する可能性も考えなければなりません。

 

ファイルを添付して送信する場合は、必ずデータサイズを確認するようにしましょう。

 

 

どうしても大きなサイズのデータをメールで送らなければならない場合は、
ファイルの圧縮をしたりや、画像サイズの縮小をしてデータ容量を軽くしたり、
ファイル転送サービスやDropboxなどのストレージを利用する方法もあります。

 

とはいえ、スマホの場合、圧縮ファイルは専用のアプリがないと開けませんし、
ファイル転送サービスやストレージを利用する場合は、相手が慣れていないと
スムーズに見られないかもしれない、といった配慮をする必要があります。

 

添付データを送る際は、こうしたことにも気を配ってみましょう。

 

 

PCから送るメールまとめ

 

Googleアナリティクスを見ると、PCよりスマホの割合が多くなりつつあるので、
メールについてもスマホで読む方が今まで以上に増えていると予想できます。

 

現在は、自分が思っている以上に色々なデバイスで読まれることを意識して、
メールを書く時、送る前には必ず「相手がどんな環境でメールを見るか?」
ちょっと考えてみるようにするといいかもしれませんね。

 

マナーは相手を思いやる気持ち。お客様を思いやった対応をしていきましょう。