スマホ時代だからこそ!PCから送るメールのポイント

 

LINEやメッセンジャーなどのコミュニケーションツールが広まる一方、
メール利用者は増えており、ビジネスでのメール活用は減る気配がありません。

 

ビジネスメールについては以前からマナーが必要とされていますが、
今回はスマホ時代だからこそ気をつけたい点を確認しておきたいと思います。

 

 

改行と行間

 

スマホ利用者が増えている昨今は、パソコンが主流だった一昔前とは違い、
メールが色々なデバイス(スマホ・タブレットなど)で読まれるようになりました。

 

一般的なビジネスメールマナーでは30字前後で改行がするのが望ましいと言われ、
明らかにパソコン間でのやりとりであれば、もちろん今も有効なマナーですが、
相手が何でメールを読むか分からない場合、ディスプレイサイズや表示倍率によって
見え方が変わってしまうため、最近ではそれを意識することも必要になっています。

 

不動産会社がお客様に送るメールは基本的にパソコンで書かれるので、
送られたメールがパソコン・スマホでどう見えるのか違いを見ていきましょう。

 

まずはパソコンで読みやすく改行を入れて書いたメールの場合。

 

パソコン重視で改行すると、横幅の限られたスマホでは文章途中で改行が入ってしまう

 

 

次に書きづらくてもスマホ重視で、段落ごとにしか改行を入れずに書いた場合。

 

スマホは読みやすいが、パソコンでは画面幅いっぱいに表示されて読みづらい

 

 

そして改行をほとんどしないで書いた場合。

 

改行がなさすぎると文字がキツキツで、パソコンもスマホも読みづらくなってしまう

 

 

このようにパソコンとスマホでは最適な改行が異なってくるので、
どちらで見ても読みやすいメールを書くのは正直、難しいのですね・・

 

ただこうしたことが視野に入っていると、自分のメールの書き方を見直して、
たとえば改行を少し減らしてみよう、少し行間をあけたらいいかもしれない、
と調整することで、最大公約数に近づけていくことができると思います。

 

ちなみに行間が多すぎても、スクロールが長く読みづらくなるので注意しましょう。

 

 

 

添付ファイル

 

図面資料や写真、書類PDFなどをメールに添付して送る場合も多いと思いますが、
こちらも従来のビジネスマナーに加え、スマホ時代ならではの配慮が必要です。

 

まずは添付データのサイズ上限ですが、一般的に2MB以内がマナーとされています。

 

大きなサイズのデータは受信に時間がかかり、迷惑に思われるかもしれませんし、
プロバイダやメールサービス、メールサーバーの制限で届かない場合も出てきます。
また、相手がWi-Fi環境のない外出先で受信する可能性も考えなければなりません。

 

ファイルを添付して送信する場合は、必ずデータサイズを確認するようにしましょう。

 

 

どうしても大きなサイズのデータをメールで送らなければならない場合は、
ファイルの圧縮をしたりや、画像サイズの縮小をしてデータ容量を軽くしたり、
ファイル転送サービスやDropboxなどのストレージを利用する方法もあります。

 

とはいえ、スマホの場合、圧縮ファイルは専用のアプリがないと開けませんし、
ファイル転送サービスやストレージを利用する場合は、相手が慣れていないと
スムーズに見られないかもしれない、といった配慮をする必要があります。

 

添付データを送る際は、こうしたことにも気を配ってみましょう。

 

 

PCから送るメールまとめ

 

Googleアナリティクスを見ると、PCよりスマホの割合が多くなりつつあるので、
メールについてもスマホで読む方が今まで以上に増えていると予想できます。

 

現在は、自分が思っている以上に色々なデバイスで読まれることを意識して、
メールを書く時、送る前には必ず「相手がどんな環境でメールを見るか?」
ちょっと考えてみるようにするといいかもしれませんね。

 

マナーは相手を思いやる気持ち。お客様を思いやった対応をしていきましょう。

 

 

 

うっかりじゃすまない!不動産広告でNGな表示

 

物件情報を入力をする時は、必須項目については入力漏れや表記ミスがないよう
表示規約を意識していると思いますが、コメントや写真についてはどうでしょう?

 

自分の言葉で詳しい説明を入れたら知らずにNGワードを使っていた・・
良かれと思って修正加工をした写真は不当表示に該当していた・・

 

ホームページやチラシで違反してしまうと厳重警告や違約金の措置や、
不動産情報サイトへの掲載停止といったペナルティなどが課せられます。

 

最近は不動産広告の取り締まりもますます厳しくなっていると思いますので、
今回は不動産広告でNGな表示について、主なものを確認しておきましょう。

 

 

不動産広告で使用が制限されている用語

 

不動産公正取引協議会のホームページから抜粋してご紹介します。

 

○完璧 完ぺき 絶対 万全 パーフェクト など

全く欠けるところがないこと又は全く手落ちがないことを意味する用語。
絶対と言い切ることも実証するのも現実にはまず不可能ということですね。

例)「完全な施行」「震度7でも絶対に倒壊しません」

 

○日本一 日本初 業界一 超 当社だけ 他に類を見ない 抜群 など

競争事業者の供給するもの又は競争事業者よりも優位に立つことを意味する用語。
表示する場合は取引実績など客観的な調査手法で実証されている必要があります。

例)「当社は××の仲介実績は平成○年度第1位です」

 

○特選 厳選 など

一定の基準により選別されたことを意味する用語。
特別感をアピールするために安易に使ってはいけないということです。

 

○買得 掘り出し 格安 破格 激安 バーゲンセール 安値 など

物件の価格又は賃料等について著しく安いという印象を与える用語。
価格や賃料は市場によって決まり、理由なく格安になることはありません。

 

これ以外にも「完売」等著しく人気が高く売行きがよい印象を与える用語や、
「最高」「最上級」「特級」など最上級を意味する用語もNGとされています。

 

どうでしょうか? さすがにコレは書かないよという語句も多いですが、
「超」や「抜群」あたりはうっかり使っている場合があるかもしれません。
思い当たる方はデータの確認をして、必要があれば修正しておきましょう。

 

 

不当表示の禁止

 

物件写真は見栄えがとても重視されるので明るさや傾きの補正をしたり、
プライバシー保護のため車のナンバーを消すなどの加工を行うことがあります。

 

しかしこの写真の加工もやりすぎると規約違反の可能性があるので注意が必要です。

 

物件の規模、形状、構造等について、あるいは物件から又は物件を中心とした眺望や景観が
事実に相違する表示や、実際よりも優良だと誤認されるおそれのある表示はNGとのこと。

 

たとえば電柱や電線を消して修正した現地写真と物件を合成するのはもちろん、
物件に関係ない風景を合成して「イメージフォト」など注釈を入れるのもダメ。
「実際のものとは多少異なる場合があります」等と注記がしてあっても、
一般消費者の誤認が排除されるとは認められないので不当表示になるそうです。

 

合成まではしないにしても、電柱や高圧線、墓地など現地にあるものを消して、
実際より良く見せるための加工を行わないように気を付けてくださいね。
個人情報やプライバシーに関わるものは例外です。そちらは十分配慮しましょう。

 

 

不動産広告でNGな表示まとめ

 

表示規約はたくさんあるので、知らなくて実は違反してしまっていた・・
という場合もあるかもしれませんが、指摘されたら知らなかったは通用しません。

 

公正取引協議会の違反事例を見ていると、おとり広告だけでなく、
不当表示による厳重警告や違約金の措置を取られているケースも多いです。

 

今回ご紹介した不動産広告のNG表示だけでなく、必須表示項目の漏れなども
実際に違反事例に挙げられていますので、ぜひ改めて確認してみてください。

 

意外と忘れがちな規約必須項目おさらい
意外と忘れがちな規約必須項目おさらい
物件情報を入力する時、表示規約を意識していますか? 入力していないのはもちろん、物件によって入っていたり入ってなかったり、 あるいは入力してるのにHP上
2017-08-28 15:00